► Mapování činnosti úřadu 2014

Moje osobní poznámky, zadrazil49@volny.cz, 776 092 611

1. Zastupitelstvo města přijalo usnesení č. 283/12-ZM

Ve kterém zastupitelé souhlasí s předložením žádosti o přihlášení se do výzvy č. 89 Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost,

,, Zvýšení kvality řízení statutárního města Jihlavy“.

Financované z prostředků OP LZZ V rámci výzvy č. 89.

2. Rada města přijala usnesení č. 680/13-RM o odstoupení od realizace projektu ,, Zvýšení kvality řízení statutárního města Jihlavy“.

Viz:

680/13-RM, list 1

680/13-RM, list 2 (zdůvodnění)

Tím bylo usnesení zastupitelstva radou města Jihlava prakticky zrušeno, aniž by o tom bylo zastupitelstvo nějakou formou informováno.

Ze zdůvodnění usnesení č. 680/13-RM tedy vyplývá, že změnou financování projektu, nelze zajistit finanční odměny pracovníkům radnice za spolupráci s prováděcí firmou. Podle zdůvodnění se jedná o 4 pracovníky realizačního týmu a 43 specialistů – celkem 47 pracovníků radnice. Spolupráce s firmou by byla pro ně práce navíc a 100 procentně vytížení pracovníci tedy většina z nich, (až na výjimky), by ve své pracovní době na to nenašli čas.

Zároveň Rada doporučila na své schůzi 30. května 2013 se problematikou optimálního nastavení procesů i nadále zabývat. Navrhuje potom celý nečerpaný rozpočet ve výši 1500 000 Kč převést na akci zmapování a optimalizaci procesů řízení MMJ, kterou bude provádět za pomoci ostatních zainteresovaných odbor informatiky.

V důsledku tohoto doporučení ZM na svém zasedání v září přijalo usnesení: (návrh II. 3.13) o uvolnění 1 500 000.

Zdánlivě to vypadá, jako by byla usnesení dělána „na míru“ – když to nejde takhle, půjde to jinak.

Další úkony v roce 2013 v této záležitosti:

620/13 RM přijetí (zvýšení) dotace 925 707,80 Kč

692/13 RM vrácení (snížení) dotace 925 707,80 Kč

Ptal jsem se na OI 21.08.2013

Z osmi oblastí vybrali 4

a) Zmapování procesů, které probíhají na radnici (zjistit co kdo vlastně dělá). Toto objednat u cizí firmy – jejím úkolem bude optimalizovat řízení chodu radnice.

Zjistit části procesního řízení – co se vlastně dělá.

b) Fáze řízení projektového řízení

c) Zavedení modelu KAF pro řízení úřadu.

d) Finanční procesy – řízení finančních procesů.

3. Výběrové řízení na mapování

Poznámky moje soubor Tvorba a implementace procesního řízení.doc (verze PDF)

Specifikace zakázky soubor Příloha č. 1 Podrobná specifikace přemětu VZ.docx

(verze PDF)

Vítěz výběrového řízení Equica: nabídka

smlouva

4. ZM na svém 23. zasedání dne 10. června 2014, převedlo RO II.3.10 z kapitálových výdajů do běžných výdajů částku 1500 000 Kč na akci „Zmapování a optimalizace procesů řízení MMJ“.

5. ZM na svém 23. zasedání dne 10. června 2014,

II.3.2 schválení částku 55 milionů pro IO

Cíl: Konsolidace HW a SW úřadu – zvýšení bezpečnosti zálohování dat.

V návrhu je mimo jiné uvedeno (další nenahrazuje materiály zastupitelstva):

6. Možné otázky, které bych čekal, kdybych byl prováděcí firmou, po dokončení zakázky.

1. Kolik pracovních míst se optimalizací ušetřilo.

2. Kdo posuzuje nebo vyhodnocuje úspěšnost akce – podílí se na hodnocení spolupracující personál.

3. Kdo bude vypracovávat reference o optimalizaci pro prováděcí firmu (míra objektivity).

4. Která z navrhovaných optimalizační opatření nemohli zjistit vedoucí odborů nebo jiný pracovník radnice.

5. Jaké podněty na zlepšení došly od vedoucích odborů a jak město docházejícími podněty pracovalo.

6. Finanční přínos pro město – proti čemu je počítán.

7. Jak se optimalizace projeví při zlepšení vyřizování záležitostí občana na úřadě - příklady.

8. Jak s optimalizace dotkla problému – bazén Demlova (soubor Zaver_sledování.doc) – že administrativou radnice projde chybný projekt, chybná realizace stavby, chybný stavební dozor a nakonec toto vše příslušný útvar radnice zkolauduje.

Je po této optimalizaci tato skutečnost napříště vyloučena?

9. Jaké nedostatky byly zjištěny z pohledu odborné způsobilosti u odborů magistrátu.

10. Jak vyšel výsledek posouzení účelnosti vynaložených prostředků na vzdělávání pracovníků magistrátu a zastupitelů.

* konkrétní případ zlepšení obsluhy občana na nějakém odboru

11. Posouzení účelnosti vynaložených 55 milionů na akce.

Komunikační infrastruktura statutárního města Jihlavy a centrum ICT služeb

Integrace informačních systémů statutárního města Jihlavy

Konsolidace HW a SW úřadu – zvýšení bezpečnosti

11.1 Výše ekonomického přínosu (na kterém odboru).

11.2 Výše ztráty v roce 2013 z důvodu nerealizování uvedených opatření (na kterém odboru).

12. Jak EQUICA spolupracuje při této činnosti s odborným dozorem a kontrolou veřejné správy – zda se konzultuje postup, výsledek.

// .: “Zvýšení kvality řízení statutárního města Jihlavy“ financovaného z prostředků

OP LZZ v rámci výzvy č. 89.: Operační program lidské zdroje a zaměstnanost

https://www.google.cz/?gfe_rd=cr&ei=kqeuU4GrIeKH8Qe1xYDAAw&gws_rd=ssl#q=v%C3%BDzva+%C4%8D.+89+op+lzz

Ministerstvo vnitra změnilo způsob financování, ze kterého vypadly možnosti odměn pro zúčastněné pracovníky magistrátu (tedy aby to dělali ve své pracovní době)

Mgr. Alena Sirotková z oddělení metodik a hodnocení projektů odbor strukturálních fondů MV ČR ze dne 2. 5. 2013

Realizací zakázky u vysoutěžené firmy (v tomto případě Equica) na „Zavedení procesního řízení“ Zda tento způsob plně nahrazuje původně zamýšlený projekt

13. Navrhuje mapování změny v pracovních náplních vedoucích odborů?

14. Jaká je kvalita postupu vymáhání dluhů (nájmy), vyšel z mapování návrh na změnu postupu?

15. Kolik pracovníků radnice na práci podílelo, jaký byl objem práce a kdy se prováděla.

16. Jaká činnost magistrátu nastane v souvislosti s udržitelnosti a údržbou procesního modelu. (pracovníci tak vytíženi, že nemohli v pracovní době spolupracovat, jaká práce jim, případně komu, přibude)